İnsanoğlu kurduğu her sistemi koruma ve gözetme adına bazı kontrol mekanizmaları geliştirmiştir. Diğer insanlardan ve hayvanlardan korunmak için mağara kapısına konan ağaç parçalarından tutun da günümüz teknolojisi ile uzaydan görüntüleme çalışmalarına kadar her kontrol işleminin sebebi sistemi korumak ve izlemektir.
Modern işletme anlayışı içinde iç kontrol sistemi fonksiyonu ile;
– İşletmenin varlıklarını koruması,
– Sistemin (ERP) ürettiği bilginin güvenilirliliğini artırılması,
– Hata ve hileleri ortaya çıkarılması,
– Verimliliğin ve etkinliğin maksimize edilmesi,
– İşletme hedeflerine ulaşılabilirliğin mümkün kılınması hedeflemektedir.
İç kontrol sistemi bir süreçtir. Her işletme olgusunu kapsaması gereken bir çalışma/disiplin sistemidir. İşletme kapsının kilitlenmesi, makinelerin bakım ve onarımları, mal hareketleri belge sistemi iç kontrol sisteminin bir parçasıdır. İç kontrol sisteminin optimizasyonu için kontrol faaliyetlerinin maliyet ve yararları çok iyi analiz edilmelidir. Gereksiz kontrol işlemlerinin iş süreçlerini zorlaştırırken verimliliğin düşüreceği, diğer taraftan bunun tersi durumda hata ve hilelerin artacağı gözden kaçırılmamalıdr.
İç kontrol sistemleri, ERP yapılanması ile birlikte kurgulanmalıdır. Zira her iki unsur da işletmenin kaynaklarını doğru ve verimli kullanmayı hedeflemektedir. İyi yapılandırılmış bir ERP sistemi iç kontrol sistemi fonksiyonlarının büyükçe bir kısmını üzerine alacak ve maliyetlerin düşürülmesinde büyük rol oynayacaktır.
Bağımsız denetim süreçlerinde makul güvence sağlanmasında iç kontrol sisteminin varlığı ve etkinliği denetçiler için büyük önem arz etmektedir. Bu yönüyle etkin bir iç kontrol sistemi işletmenin finansal raporlarına olan güveni artırmakta ve denetim maliyetleri üzerinde olumlu katkısı bulunmaktadır.
İç kontrol sisteminin kurgulanmasında ve revizyonunda, konusunda uzman danışmanlarla işbirliği yapmak, sistemin güvenilir ve hızlı çalışmasını sağlayacak, diğer yandan işletme verimliliğinin artmasına olanak sağlayacaktır.
İç kontrol sistemi bir süreç işi olduğundan sürecin değerlemesi performans ölçümü için gereklidir. Bu noktada bağımsız denetim raporlarından faydalanılacağı gibi sistemin değerlemesine ilişkin özel çalışma da yaptırılabilir.